Korekty zapisów na kasie fiskalnej

Jesteśmy tylko ludźmi, a błędy są nieodłącznym elementem naszej natury. Najważniejsze jest jednak to, jak reagujemy na te błędy i jakie działania podejmujemy, aby je naprawić. To ma szczególne znaczenie dla tych, którzy prowadzą działalność gospodarczą i rejestrują transakcje sprzedaży. W końcu, jeśli nasze zapisy nie są dokładne, błędy prędzej czy później wyjdą na jaw. W tym kontekście, korekta zapisów na kasie fiskalnej jest nieunikniona. Przyjrzyjmy się, jak to zrobić.

Obowiązek prowadzenia kasy fiskalnej

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż towarów lub usług dla osób fizycznych i rolników rozliczających się na zasadach ryczałtu, muszą rejestrować te transakcje za pomocą kas fiskalnych. Każda taka kasa musi być odpowiednio zatwierdzona i fiskalizowana zgodnie z obowiązującymi przepisami, zanim zostanie użyta do ewidencjonowania sprzedaży. Każdy przedsiębiorca powinien mieć tyle kas fiskalnych, ile ma punktów sprzedaży.

Korekta kasy fiskalnej – Zwrot towarów

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 29.04.2019 r., klienci mają prawo do zwrotu towaru lub złożenia reklamacji. To oznacza, że mogą otrzymać zwrot pełnej lub częściowej wartości produktu, który zwrócili. Takie zwroty muszą być odpowiednio zarejestrowane w odrębnej ewidencji.

Ewidencja zwrotów musi zawierać wszystkie informacje niezbędne do zidentyfikowania transakcji, która została skorygowana. Te informacje to:

• Data transakcji
• Nazwa towaru lub opis
• Data zwrotu
• Wartość brutto towarów i podatku
• Całkowita wartość towarów i kwota zwróconego podatku
• Dowód sprzedaży
• Protokół potwierdzający odbiór.

Trzeba pamiętać, że zbieranie tych informacji i dowodów może być skomplikowane, zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę fakt, że musimy udokumentować zwrot.

Korekta kasy fiskalnej – Błąd lub pomyłka

Błędy lub pomyłki, które są popełniane podczas obsługi kasy fiskalnej, również wymagają odpowiedniej korekty. Błędy te muszą być uwzględnione w ogólnym rozliczeniu i zestawieniu.

Należy pamiętać, że dokument, który służy do rejestracji zwrotów i reklamacji, nie jest odpowiedni do ewidencjonowania błędów i pomyłek. W takich przypadkach, konieczne jest sporządzenie odrębnego zestawienia.

W zestawieniu powinna znaleźć się wartość brutto i podatek należny za błędnie zarejestrowany towar, krótki opis powodów błędnej rejestracji sprzedaży oraz paragon fiskalny potwierdzający błędną sprzedaż.

Podsumowanie

Jak widać, korygowanie transakcji zarejestrowanych na kasie fiskalnej jest możliwe i wcale nie jest to takie skomplikowane, jak by się mogło wydawać. To dodatkowe obowiązki dla przedsiębiorcy, ale jeśli są one prawidłowo wykonywane, nie powinny stanowić większego problemu.

Przy prowadzeniu ewidencji korekt spowodowanych zwrotem towaru, jak i tych spowodowanych błędem lub pomyłką, pamiętajmy, że muszą one być prowadzone zgodnie z wymogami prawa. Nie mogą to być dokumenty tworzone ad hoc. Będą one podlegały weryfikacji podczas kontroli podatkowej, więc lepiej z góry zadbać o ich prawidłowość.