Kto jest odpowiedzialny za przechowywanie oryginałów faktur

Prowadzenie firmy to nie tylko twórczość i podejmowanie decyzji biznesowych, ale także dbanie o administrację, w tym o prawidłowe przechowywanie dokumentów. Wśród nich kluczową rolę odgrywają faktury, które mogą mieć formę elektroniczną lub papierową. Obie formy są równoważne i akceptowane przez ustawodawstwo. Często takie obowiązki są zlecanie firmom księgowym, ale niektórzy przedsiębiorcy decydują się na samodzielne prowadzenie dokumentacji. Bez względu na wybraną formę, kluczowe jest zrozumienie, jak należy prawidłowo przechowywać i wystawiać faktury.

Co to jest faktura?

Faktura to dokument potwierdzający transakcję między partnerami biznesowymi. Jej definicję możemy znaleźć w ustawie o VAT (art. 2 pkt 31), która pozwala na wystawianie faktur zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Podatnik może wystawić fakturę w dowolnym formacie (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT), ale musi ona być zaakceptowana przez odbiorcę (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT).

Jak prawidłowo wystawić fakturę?

Podatnicy VAT mają określone wymogi co do tego, co powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura. Należą do nich między innymi data wystawienia, data realizacji/dostawy towaru, numer identyfikujący dokument, nazwy i adresy obu stron transakcji, numer identyfikacji podatkowej, opis usługi lub produktu, ilość towarów lub zakres usług, ceny, stawki podatkowe, a także kwoty podatku VAT i suma należna.

Jak prawidłowo przechowywać faktury?

Faktury powinny być przechowywane przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, który wynosi pięć lat i rozpoczyna się z końcem roku kalendarzowego, w którym obowiązek podatkowy wygasł. Przez ten czas, każda faktura dokumentująca zakupy i sprzedaż musi być przechowywana, aby w razie potrzeby można było udowodnić prawo do odliczenia podatku.

Obowiązek przechowywania faktur

Art. 112a ustawy o VAT nakłada na podatników obowiązek przechowywania faktur, które muszą być łatwo dostępne i czytelne. W przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, podatnik musi zapewnić ich integralność i autentyczność.

Podsumowanie

Prawidłowe przechowywanie faktur jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia podatkowego. Faktury powinny być przechowywane przez okres pięciu lat i muszą być dostępne do wglądu na żądanie. Pamiętajmy, że prawidłowe przechowywanie faktur to nie tylko obowiązek, ale również sposób na zabezpieczenie naszego biznesu.