Przedsiębiorcy mają wiele obowiązków podczas prowadzenia firmy. Jednym z tych obowiązków jest wystawianie faktur. Podatnik ma możliwość przechowywania ich w formie elektronicznej lub papierowej. Każda forma faktury ma taki sam skutek prawny. Wynika to z ustawy o podatku od towarów i usług. Większość właścicieli firm chętnie zleca prace księgowe firmom, które oferują kompleksową obsługę biznesu. Przedsiębiorcy mogą również rozliczać się samodzielnie. Niezwykle istotna jest wiedza na temat sposobu przygotowania, wysyłania i archiwizowania faktury. Jak prawidłowo przechowywać i wystawiać faktury pokażemy w kolejnym artykule.

Definicja faktury

Faktura jest dokumentem potwierdzającym transakcję pomiędzy partnerami biznesowymi. Faktura została zdefiniowana w ustawie o VAT w art. 2 pkt 31, jako dokument w formie elektronicznej lub papierowej, który zawiera wymagane dane i regulacje. Oznacza to, że ustawa dopuszcza możliwość wystawiania zarówno faktur elektronicznych, jak i papierowych. Podatnik może wystawić fakturę w dowolnym formacie (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT), ale odbiorca musi ją zatwierdzić (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT).

Jak prawidłowo wystawić fakturę

Faktura prawidłowo wystawiona przez podatnika VAT powinna zawierać następujące elementy:

  • Data wystawienia.
  • Datę realizacji/dostawy towaru/datę zapłaty, jeśli jest określona i jeśli różni się od daty wystawienia.
  • Niepowtarzalną identyfikację dokumentu za pomocą numeru
  • Nazwy kupującego i sprzedającego wraz z ich adresami.
  • Numer Identyfikacji Podatkowej zarówno kupującego, jak i sprzedającego (z wyjątkiem sytuacji, gdy kupujący jest osobą fizyczną, w którym to przypadku jego numer identyfikacji podatkowej nie jest wymagany).
  • Nazwa usługi lub produktu.
  • Miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres oferowanych usług.
  • Cena jednostkowa towarów i usług bez kwoty podatku (netto),
  • Cena transakcyjna pomniejszona o kwotę podatku (netto) stanowi wartość towarów lub usług objętych transakcją.
  • Stawka podatkowa
  • Suma wartości sprzedaży netto podzielona na poszczególne stawki podatku VAT
  • Stawki i kwoty podatku VAT (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek VAT)
  • całkowita kwota należna.

Jak archiwizować faktury?

Ważne jest, aby prawidłowo zarchiwizować fakturę. Podatnicy muszą przechowywać faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin przedawnienia zobowiązania podatkowego w Polsce wynosi pięć lat. Rozpoczyna się on z końcem roku kalendarzowego, w którym wygasł obowiązek podatkowy. W tym okresie należy przechowywać wszystkie faktury, które dokumentują sprzedaż i zakupy. Dokument ten zawiera kwotę podatku, która musi zostać odliczona.

Należy pamiętać, że zasady przechowywania faktur określa art. 112a (ustawa o VAT). Prawo nakłada na podatników obowiązek przechowywania faktur wystawionych i otrzymanych w okresach rozliczeniowych. Pozwala to na ich łatwe odnalezienie. Ma to na celu zapewnienie czytelności, autentyczności i dobrego stanu faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć jako zapewnienie o tożsamości i integralności jej treści. Wymagania te są szczególnie ważne, gdy faktury przechowywane są w formie elektronicznej.

Podsumowując, prawidłowa archiwizacja faktur jest niezbędna, aby możliwe było wykazanie, że podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur. Art. 112a ustawy o VAT nakłada na podatników obowiązek zapewnienia, aby faktury były dostępne do wglądu na żądanie. W przypadku faktur elektronicznych muszą również zapewnić ich natychmiastowe pobranie i przetworzenie.